Sinais de que sua produção precisa de controle
Se a sua gráfica passa por pelo menos uma destas situações, a produção está dependendo da memória das pessoas, não de um processo:
- Um pedido urgente ficou parado enquanto outro, com prazo maior, foi produzido antes.
- A equipe não sabe o que já foi impresso, o que está no acabamento e o que está pronto.
- A arte do cliente está perdida entre conversas de WhatsApp e e-mails.
- O cliente liga ou manda mensagem várias vezes perguntando se o material ficou pronto.
- O prazo prometido no orçamento não bate com o que a produção consegue entregar.
Planilha e quadro na parede ajudam no começo, mas não conversam com o pedido, com o pagamento nem com o cliente. Quando o volume cresce, os erros aparecem.
As etapas da produção numa gráfica
O primeiro passo é dar nome às etapas pelas quais todo pedido passa. Um fluxo comum em gráficas e comunicação visual é:
| Etapa | O que significa |
|---|---|
| Aguardando pagamento | Pedido feito, mas ainda não liberado para produzir |
| Arte em criação | O cliente contratou a criação e a arte está sendo feita |
| Na fila | Pago e com arte aprovada, esperando a vez |
| Em produção / em impressão | Na máquina ou no acabamento |
| Disponível para retirada | Pronto para o cliente buscar ou para envio |
| Retirado / entregue | Pedido finalizado |
Cada gráfica pode ter etapas próprias, como “em aplicação” para quem instala adesivo ou “em costura” para estamparia. O importante é que todos usem os mesmos nomes e que cada material tenha sempre um status atualizado.
Como definir prioridades sem confusão
Com as etapas definidas, a fila precisa de uma ordem. Alguns critérios práticos:
- Prazo prometido ao cliente: o que vence primeiro sai primeiro.
- Pagamento confirmado: pedido sem pagamento não ocupa máquina.
- Agrupamento por material: juntar trabalhos do mesmo material e da mesma máquina reduz troca de mídia e perda.
- Urgências combinadas: marque como prioridade alta só o que foi realmente acordado com o cliente.
A prioridade precisa estar visível para toda a equipe, no mesmo lugar onde está o pedido. Assim ninguém produz na ordem errada por falta de informação.
Como funciona o controle de produção na Imprima Store
No painel de gestão da Imprima Store, a produção fica no mesmo sistema das vendas, do financeiro e das notas fiscais:
- Quadro de produção por etapa: os pedidos aparecem em colunas como na fila, em produção e disponível para retirada.
- Prioridade alta, média ou baixa: arraste para reorganizar a fila quando um pedido precisar passar na frente.
- Status por item: cada material do pedido tem o seu próprio status, e você pode criar status personalizados.
- Arte junto do pedido: a equipe baixa o arquivo direto do item, sem procurar em conversas.
- Cliente informado: o cliente acompanha a situação do material em tempo real e recebe notificações automáticas a cada etapa.
- Prazo calculado: na loja virtual, a previsão de produção somada ao frete aparece para o cliente antes da compra.
- Tarefas da equipe: o gerenciador de tarefas organiza o que cada pessoa precisa fazer, sem depender de grupo no WhatsApp.
Pedidos da loja virtual, orçamentos aprovados pelo link e vendas feitas no balcão entram na mesma fila.
Em qual plano está o controle de produção
O controle de produção está disponível a partir do plano Ouro e também nos planos Diamante e Titânio. O quadro de tarefas da equipe está em todos os planos, com quantidade de quadros que aumenta conforme o plano.
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